Dieses Thema war Inhalt in einem unserer Projekte: Testmanagement und Qualitätsmanagement bei einer proALPHA Einführung. 

IT-Projekte, insbesondere ERP-Einführungsprojekte, bergen ein hohes Risiko die definierten Ziele und Erwartungen nicht zu erfüllen: Kosten werden überschritten, Go-Live-Termine verschoben, Effizienzziele nicht erreicht. Die Ursachen hierfür sind vielschichtig, jedoch in der Regel darauf zurückzuführen, das Risiken nicht erkannt, falsch eingeschätzt oder falsche Gegenmaßnahmen zur Risikoreduzierung getroffen werden.

Projektrisiken – eine Auswahl:

  • Oftmals wird die „Projekt-Compliance“ mit zunehmender Projektlaufzeit nicht eingehalten, d.h. einmal definierte Projektregelungen, die mitunter auch vertraglich zwischen den Projektparteien vereinbart sind, werden nicht konsequent und dauerhaft beachtet
  • Prozesse sind nicht ausreichend definiert was zur Folge hat, dass der einmal definierte Leistungskatalog ungeplant um weitere Anforderungen erweitert wird
  • Prozess- und Integrationstests werden nicht umfassend (wenn der Prozessumfang z.B. nicht bekannt ist) oder detailliert genug durchgeführt
  • Gegen Endes des Projektes wird häufig die Zeit für die Erstellung von Schulungsunterlagen und die rechtzeitige Schulung der Mitarbeitenden knapp, wodurch die Qualität und das Go-Live Risiko erhöht wird

Ein projektbegleitendes Risikomanagement kann erheblich dazu beitragen, Projektrisiken zu reduzieren. Dies kann neben der Erstellung eines Risikokatalogs mit Maßnahmen zur Risikoreduzierung auch sehr detaillierte Aufgaben beinhalten: z.B. in der Rolle als Testmanagers oder bei der Qualitätssicherung von Prozessaufnahmen, der Erstellung von Pflichtenheften oder Schulungsunterlagen – kann erheblich dazu beitragen, Projektrisiken zu reduzieren.

Testmanagement

Insbesondere ein professionelles Testmanagement trägt erheblich dazu bei, Risiken bei ERP-Einführungsprojekten zu reduzieren.

Zu beachten sind hierbei gängige Standards, Normen oder Vorgehensweisen wie z.B. den ISTQB®-Standard oder auch die ISO 9001:2015.

Testen ist eine Maßnahme zur Risikoreduzierung. Testen ist ein Teil des Qualitätsmanagements im Projekt, da es zur Beurteilung der realen Qualität der Software dient. In vielen Verträgen sind verschiedenen Arten von Tests vorgesehen: Funktionstests, Prozess-, bzw. Modultests, Integrationstests sowie Belastungstests, die die Performance des Systems prüfen. Tests sind regelmäßige Voraussetzung von Abnahmen einzelner Modifikationen, Modulen oder des kompletten Systems.  Ein frühzeitig eingesetztes Testmanagement kann Kosten reduzieren, da spät aufgedeckte Fehler i.d.R. höhere Kosten bedeuten bzw. im Gesamtprojektplan immer terminkritischer werden.

Eine Testmanagement-Konzept („Road Map“) sollte projektspezifisch erstellt werden und die verschiedenen Phasen des Testmanagements von der Situations- und Risikoanalyse, die auch die Verträge der Einführungspartner einschließt, über die Testplanung, die Testanalyse, den Testentwurf sowie die Testrealisierung sowie den Testabschluss beinhalten. Diese Phasen werden durch eine Testüberwachung und Steuerung begleitet.

Idealerweise wird eine Testsoftware eingesetzt, die revisionssicher die Testergebnisse dokumentiert und ein integriertes CALL-System beinhaltet.

Qualitätsmanagement 

Ein projektbegleitendes Qualitätsmanagement kann erheblich dazu beitragen die definierten Projektziele zu erreichen. Die DIN ISO 9001:2015 kann auch auf die Projektorganisation und die Prozesse, Verfahren und vereinbarten Standards im Projekt angewendet werden.

Der PDCA (Plan, Do, Check, Act) ist eine wesentliche Methode des Qualitätselement – und hat auch in Projekten seine Daseinsberechtigung.

Fragestellungen des Qualitätsmanagements in Projekten – eine Auswahl:

  • Sind die Stakeholder des Projektes identifiziert (z.B. Betriebsrat) und wird zielgruppengerecht kommuniziert und informiert  (Stakeholderanalyse/interessierte Parteien)?
  • Gibt es eine aktuellen und regelmäßig aktualisierten Projektplan?
  • Werden Aktivitätenlisten für die Teilprojekte erstellt?
  • Wird die Erledigung der Aktivitäten kontrolliert?
  • Wie tiefgreifend und umfangreich sind Tests zur Prüfung und Abnahme des ERP-Systems vorgesehen, durchgeführt und dokumentiert?
  • Entsprechen die Tests dem realen Prozessumfang?
  • Decken Benutzerhandbücher die definierten Prozesse und Funktionen ab?
  • Sind die Schulungsunterlagen verständlich und rollenorientiert aufgebaut?
  • Ist für die Anwenderschulungen und die „Praxis am System“ genügend Zeit eingeplant?